L'intelligence artificielle transforme aujourd'hui la gestion des ressources humaines. Chez Ansam, société mère de Novatix, cette révolution prend forme à travers un assistant virtuel intelligent. Ce chatbot RH répond aux questions des collaborateurs, facilite l'intégration des nouveaux employés et automatise les tâches administratives. Voici comment cette solution a transformé notre approche RH.

Le défi RH d'une entreprise en croissance

La problématique initiale

Ansam, avec ses 200+ collaborateurs répartis sur plusieurs sites, faisait face à des défis RH considérables. L'équipe des ressources humaines était submergée par les demandes quotidiennes concernant les congés, les avantages sociaux et les procédures internes.

Les nouveaux employés, toujours plus nombreux avec la croissance de l'entreprise, nécessitaient un accompagnement personnalisé que le département peinait à fournir tout en maintenant la qualité de ses autres services.

Les objectifs du projet

Face à cette situation, la direction d'Ansam a défini plusieurs objectifs clairs. Il fallait réduire le temps consacré aux questions RH répétitives et uniformiser l'expérience d'intégration des nouveaux employés. La simplification des procédures administratives comme les demandes de congés était également prioritaire, tout comme permettre à l'équipe RH de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Le chatbot RH: conception et fonctionnalités

L'architecture et développement

L'équipe de Novatix a développé un chatbot RH intelligent basé sur un grand modèle de langage (LLM) personnalisé. Cette solution a été déployée sur l'infrastructure Proximity et Infomaniak pour garantir l'hébergement des données en Suisse et respecter les normes de sécurité les plus strictes.

Le projet s'est déroulé sur 6 mois, de l'analyse des besoins au déploiement final, en impliquant étroitement les équipes RH dans la conception.

Les fonctionnalités clés

Le chatbot RH d'Ansam, baptisé "NoviaRH", propose quatre fonctionnalités principales:

Réponses aux questions RH avec citation des sources

L'assistant répond instantanément aux questions concernant les politiques de congés, les avantages sociaux, la formation et les procédures internes. Les réponses sont personnalisées selon le profil du collaborateur et incluent systématiquement la citation des sources documentaires utilisées (règlements internes, directives RH, etc.). Les données sont mises à jour automatiquement lorsque les documents sources sont modifiés, garantissant ainsi des informations toujours actuelles.

Accès sécurisé aux données sensibles

NoviaRH gère de façon sécurisée l'accès aux informations personnelles (salaires, évaluations, données de santé) en s'appuyant sur l'authentification Microsoft des employés Ansam. Le système vérifie l'identité des utilisateurs et appliquer des contrôles d'accès granulaires. Cette intégration technique permet de garantir que chaque collaborateur n'accède qu'aux informations auxquelles il a droit, tout en offrant une expérience fluide sans connexions multiples.

Administration et analyse pour les RH

Les professionnels RH disposent d'une interface d'administration dédiée leur permettant de gérer le contenu du chatbot et de diffuser des messages corporates ciblés à travers la plateforme. Le système fournit également des analyses détaillées sur les sujets les plus fréquemment abordés, permettant d'identifier les points d'amélioration dans la documentation d'entreprise et d'adapter proactivement les politiques RH en fonction des besoins réels des collaborateurs.

Automatisation des tâches administratives

Les collaborateurs peuvent réaliser des actions concrètes via le chatbot. Ils soumettent et suivent leurs demandes de congés, génèrent des attestations de travail quand nécessaire, mettent à jour certaines informations personnelles et prennent rendez-vous avec un membre de l'équipe RH directement depuis l'interface.

Résultats et impact sur l'organisation

Performances et adoption

Après six mois d'utilisation, nous avons une vision claire des résultats. Le chatbot a traité une centaine de demandes depuis son lancement, ce qui représente un volume modeste mais significatif pour notre organisation. Le taux de résolution atteint 85%, avec la majorité des questions recevant une réponse satisfaisante dès le premier échange. L'adoption progresse graduellement, avec environ 60% des collaborateurs ayant utilisé le système au moins une fois.

Bénéfices pour l'équipe RH

L'impact sur le département des ressources humaines est tangible. La réduction des demandes d'information basiques a permis un gain de temps estimé à 8 heures par semaine. L'équipe constate une amélioration de la qualité des échanges lors des rendez-vous individuels ainsi qu'une standardisation des processus.

Les professionnels RH ont pu réorienter une partie de leur activité vers des missions à plus forte valeur ajoutée comme l'accompagnement de carrière et le développement de nouveaux programmes.

Impacts inattendus et amélioration de la qualité des données

Un effet particulièrement intéressant et non anticipé a été l'amélioration significative de la qualité des données et de la documentation d'entreprise. En analysant les questions posées au chatbot, l'équipe RH a identifié plusieurs zones d'ombre dans les procédures et politiques existantes, souvent transmises oralement plutôt que formalisées par écrit.

Cette découverte a conduit à un effort de documentation systématique, transformant la "connaissance orale" en ressources écrites structurées. Des sujets non couverts ont été identifiés et documentés, comblant ainsi des lacunes importantes dans la base de connaissances de l'entreprise et réduisant la dépendance aux experts individuels.

Défis et perspectives

Obstacles surmontés

Le déploiement a nécessité de surmonter plusieurs défis techniques et humains. L'intégration aux systèmes existants a été résolue via des connecteurs spécifiques. La protection des données sensibles a été assurée grâce à un chiffrement de bout en bout.

Un défi particulièrement important a été de convaincre le personnel non technique de la sécurité du système, dans un contexte où les données traitées sont hautement sensibles (informations personnelles, salaires, évaluations). Une campagne de communication transparente sur les mesures de sécurité implémentées, combinée à des sessions de démonstration et de questions-réponses, a permis de surmonter les réticences initiales et de bâtir la confiance nécessaire à l'adoption.

Évolutions futures

Fort de ce succès, Ansam prévoit d'étendre les capacités de son chatbot RH dans plusieurs directions. Le développement d'un module de coaching personnalisé avec recommandations de formation est en cours d'élaboration. La gestion de la mobilité interne sera la prochaine fonctionnalité majeure à être déployée.

Une évolution particulièrement attendue est la visualisation et l'explication interactive des processus internes, permettant aux collaborateurs de naviguer visuellement dans les workflows RH complexes et de comprendre chaque étape des procédures administratives.

À plus long terme, l'entreprise envisage une extension à d'autres départements comme l'IT ou la finance.

Conclusion: les leçons d'un projet IA réussi

L'expérience d'Ansam démontre comment l'intelligence artificielle peut transformer positivement une fonction essentielle de l'entreprise. Ce projet illustre que le succès d'une initiative d'IA repose sur plusieurs facteurs clés. Une définition claire des problèmes à résoudre avant tout développement constitue la première étape indispensable. L'approche doit être centrée sur l'utilisateur final et ses besoins réels. L'implication forte des experts métier dans la conception garantit la pertinence de la solution. Enfin, un équilibre judicieux entre automatisation et interaction humaine permet d'améliorer l'expérience sans déshumaniser la fonction RH.

Pour Novatix, cette réussite interne constitue également une démonstration convaincante de son expertise en matière d'intelligence artificielle appliquée, confirmant sa capacité à concevoir des solutions d'IA conversationnelle qui répondent à des problématiques business concrètes.