Dans un contexte où l'intelligence artificielle révolutionne les pratiques professionnelles, les organisations faitières cherchent à tirer parti de ces technologies tout en préservant leur expertise humaine. Une organisation faitière suisse de premier plan, acteur majeur du paysage économique, a fait appel à Novatix pour explorer stratégiquement les opportunités offertes par l'IA et mettre en œuvre des solutions concrètes adaptées à ses besoins spécifiques.

Cette étude de cas présente la démarche adoptée par Novatix pour accompagner cette organisation, des premiers ateliers d'exploration jusqu'à la mise en place d'un outil de génération automatisée de procès-verbaux.

La situation initiale : comprendre pour mieux agir

Cette organisation faitière, reconnue pour son expertise dans la défense des intérêts économiques et son accompagnement des entreprises, organise régulièrement des commissions et groupes de travail nécessitant une documentation précise et exhaustive.

Les défis identifiés

L'organisation faisait face à plusieurs défis majeurs dans sa gestion documentaire. De nombreuses réunions et commissions généraient une charge administrative conséquente, avec un temps considérable consacré à la rédaction et à la formalisation des procès-verbaux. L'organisation avait également identifié un besoin de standardisation tout en préservant les spécificités de chaque commission. Enfin, elle exprimait une volonté claire d'explorer l'IA de manière réfléchie et alignée avec ses valeurs organisationnelles.

Les attentes spécifiques

L'organisation souhaitait aborder l'intelligence artificielle avec une approche méthodique, en identifiant les cas d'usage pertinents avant de se lancer dans des développements techniques. Elle avait également identifié la gestion documentaire, en particulier la rédaction des procès-verbaux, comme un domaine prioritaire d'optimisation.

"Nous voulions éviter l'écueil d'une adoption précipitée de l'IA sans réflexion préalable sur nos besoins réels et nos contraintes spécifiques", explique un responsable de l'organisation. "Notre priorité était de préserver la qualité de notre travail tout en gagnant en efficacité."

La démarche Novatix : stratégie avant technologie

Face à ces enjeux, Novatix a proposé une approche en deux temps : d'abord un workshop d'identification des cas d'usage, puis le développement d'une solution concrète prioritaire.

Le workshop d'identification des cas d'usage

Plutôt que de proposer d'emblée des solutions techniques, Novatix a organisé un atelier stratégique avec les équipes de l'organisation. Cette session collaborative a permis de :

• Clarifier les concepts fondamentaux de l'IA pour tous les participants
• Analyser les processus existants et identifier les points de friction
• Évaluer collectivement différents cas d'usage potentiels
• Prioriser les projets selon leur impact, leur faisabilité et leur alignement avec les valeurs de l'organisation

Cette approche participative a favorisé l'adhésion des équipes et l'émergence d'idées ancrées dans les réalités opérationnelles de l'organisation.

"Le workshop nous a permis de comprendre les enjeux qui tournent autour de l'intelligence artificielle, et comment en tirer les meilleurs bénéfices tout en préservant le capital humain des collaborateurs et collaboratrices." témoigne un responsable des conventions collectives de travail.

Développement d'un outil prioritaire : le générateur de PV

À l'issue du workshop, la génération de procès-verbaux a été identifiée comme le cas d'usage prioritaire. Novatix a alors conçu une solution sur mesure répondant aux exigences spécifiques de l'organisation.

Fonctionnalités clés du générateur de PV

• Traitement intelligent des enregistrements : l'outil peut analyser des enregistrements audio de réunions pour en extraire automatiquement les points essentiels
• Transcription précise avec identification des intervenants : le système reconnaît les différentes voix et attribue automatiquement les propos à la bonne personne
• Templates personnalisables : plusieurs modèles de PV sont disponibles selon le type de réunion et peuvent être personnalisés selon les besoins
• Assistant IA intégré : permet de retrouver rapidement des informations spécifiques dans un meeting ou d'obtenir des insights sur les discussions
• Structure adaptative : le système s'adapte aux différents types de commissions et à leurs exigences formelles spécifiques
• Préservation du style institutionnel : l'IA a été entraînée sur les documents existants pour maintenir le ton et le formalisme propres à l'organisation
• Interface intuitive de validation : les utilisateurs peuvent facilement réviser, modifier et valider le contenu généré
• Disponibilité multi-supports : accessible sur ordinateur et sur téléphone mobile pour une utilisation en déplacement

"Nous avons conçu cet outil non pas pour remplacer le jugement humain, mais pour automatiser les aspects les plus chronophages de la rédaction de PV," explique Nikitas, consultant chez Novatix. "L'humain reste au centre du processus, avec un gain de temps significatif."

Personnalisation avancée

Le générateur de PV a été spécifiquement adapté au contexte de l'organisation. Il intègre le vocabulaire spécifique et les terminologies propres aux différentes commissions. Le système a été configuré pour reconnaître les noms des participants réguliers et leurs fonctions. L'outil respecte scrupuleusement les conventions formelles propres à l'organisation et s'adapte aux différents formats de réunions (commissions paritaires, groupes de travail, etc.).

Résultats concrets

La mise en œuvre de cette solution a rapidement généré des bénéfices tangibles pour l'organisation.

Gains d'efficacité mesurés

• Réduction du temps de rédaction des procès-verbaux de 70% en moyenne
• Standardisation accrue du format des documents tout en préservant les spécificités de chaque commission
• Accélération du processus de validation et de diffusion des PV
• Libération de temps pour les collaborateurs qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée

Préservation de la qualité

L'un des objectifs essentiels était de maintenir, voire d'améliorer, la qualité des procès-verbaux produits. Plusieurs indicateurs confirment l'atteinte de cet objectif :

• Exhaustivité accrue des points abordés
• Cohérence renforcée entre les différents documents
• Diminution des erreurs formelles et typographiques
• Satisfaction des participants aux commissions quant à la fidélité des comptes-rendus

L'accompagnement humain : clé du succès

Au-delà de la solution technique, la réussite du projet repose sur l'accompagnement humain mis en place par Novatix.

Formation sur mesure

Une série de formations a été organisée pour permettre aux collaborateurs de s'approprier pleinement l'outil. Les sessions d'initiation étaient adaptées aux différents profils d'utilisateurs, avec un accompagnement personnalisé pour les premiers usages. Novatix a également fourni une documentation claire et accessible, ainsi qu'un canal de support dédié pour répondre aux questions des utilisateurs en temps réel.

Évolution continue

Le projet a été conçu dans une logique d'amélioration permanente. Novatix a mis en place un système de recueil régulier des retours utilisateurs et procède à des ajustements itératifs de l'outil. L'équipe technique assure également un enrichissement progressif des fonctionnalités et adapte continuellement la solution aux évolutions des besoins de l'organisation.

Perspectives

Forte de cette première réussite, l'organisation envisage d'étendre l'utilisation de l'IA à d'autres domaines identifiés lors du workshop initial.

Prochaines étapes envisagées

• Élargissement du générateur de PV à d'autres types de réunions et instances
• Exploration d'outils d'aide à la rédaction juridique
• Automatisation de l'analyse de documents contractuels
• Développement d'assistants pour la veille réglementaire

"Cette première expérience nous a démontré qu'une approche réfléchie de l'IA, centrée sur nos besoins réels et nos valeurs, peut générer des bénéfices concrets sans compromettre la qualité de notre travail," conclut un membre de la direction. "Nous voyons désormais l'IA comme un outil d'augmentation de nos capacités plutôt que comme une technologie de remplacement."

Conclusion : une adoption réfléchie de l'IA

La collaboration entre cette organisation faitière et Novatix démontre qu'une adoption pragmatique de l'IA peut générer une valeur immédiate, même dans des institutions où la dimension humaine est primordiale. Contrairement aux approches génériques qui promettent des transformations révolutionnaires mais peinent à livrer des résultats concrets, ce projet s'est distingué par son ancrage dans les réalités opérationnelles quotidiennes.

Pour cette organisation, l'utilisation de l'IA n'est pas une fin en soi, mais un moyen de renforcer son rôle d'expert et de conseil. En automatisant les tâches administratives répétitives, l'organisation libère ses collaborateurs pour qu'ils puissent se consacrer davantage à l'accompagnement personnalisé des entreprises et à l'analyse approfondie des enjeux économiques actuels – missions où l'expertise humaine reste irremplaçable.